6 6. Bedrijfsvoering

Algemeen

Bedrijfsvoering schept voorwaarden en biedt ondersteuning voor de uitvoering van de gemeentelijke taken. Dit gebeurt op meerdere vakgebieden, zoals Juridische Zaken, ICT, Financiën, Personeelszaken en meer. Het biedt de randvoorwaarden om het goede werk voor de stad te kunnen blijven doen. Daarom wordt onzebedrijfsvoeringsbehoefte gespiegeld aan het werk dat wij voor de stad doen.

Om aan te bieden wat nodig is, schakelen we continue tussen maatwerk en standaardisatie. Vanuit de Rijksoverheid wordt voor de bedrijfsvoering sterke nadruk gelegd op standaardisatie. Daar sluiten we waar het kan op aan. Maar om in te spelen op specifieke situaties is vaak maatwerk nodig. Onze bedrijfsvoering moet meebewegen met de dynamiek in de organisatie maar ook goede invulling geven aan standaards om aangesloten te blijven op de ketenpartners.

Anders Werken

De kunst is als organisatie een balans te vinden tussen een efficiënte en bedrijfsmatige werkorganisatie en een effectieve gemeente die uitgaat van zijn inwoners. Met andere woorden: tussen het aanbrengen van standaardisatie en het bieden van maatwerk. Onder andere betekent dit dat er nog systemen te realiseren zijn en koppelingen moeten worden gelegd voor de uitvoering van verschillende dienstverleningsprocessen. Dat heeft onze continue aandacht. Verder gaat het hierbij bijvoorbeeld om de voorbereiding op de Omgevingswet. Daarvoor worden aansluitingen gemaakt met ketenpartners zoals de provincie, het waterschap en de omgevingsdienst. Met deze partners werken we samen aan plannen en processen. Als het om maatwerk gaat, zien we onder andere dat onze investeringen in andere vormen voor het afwikkelen van bezwaarschriften inmiddels landelijk aandacht hebben gekregen.

Fusie Beemster en Purmerend

In 2019 heeft de gemeenteraad het herindelingsontwerp vastgesteld om te komen tot een bestuurlijke fusie met Beemster per 1 januari 2022. Na terinzagelegging is dit document gewijzigd in een herindelingsadvies en aan de gemeenteraden van Beemster en Purmerend aangeboden ter besluitvorming in februari 2020. Er is in 2019 hard gewerkt aan de totstandkoming van deze documenten en de inhoud hiervan. Hierbij is zowel in Beemster als in Purmerend een zorgvuldig proces doorlopen en is de inbreng van inwoners, maatschappelijke instellingen en ondernemers meegenomen en verwoord in het herindelingsadvies.

Personeel

Wnra

De invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) is in gemeente Purmerend vloeiend verlopen. De lokale regelingen zijn in samenwerking met managers en de medezeggenschapsorganen omgezet naar de nieuwe situatie, alle medewerkers hebben een voortzettingsovereenkomst ter ondertekening ontvangen en de digitale processen zijn aangepast.

Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Vanaf 1 januari 2020 geldt voor overheden de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO stelt dat ‘alle medewerkers (intern en extern) bij indiensttreding een specifiek voor de functie verstrekte Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)’ moeten overleggen. Hierop zijn geen afwijkingen toegestaan. Vanaf 2020 moet de norm binnen alle betrokken overheidsinstanties volledig ingevoerd zijn. Binnen Purmerend was een VOG voor bepaalde functies al verplicht. In de loop van 2019 is deze verplichting voor iedere nieuwe medewerker in Purmerend ingevoerd. Vanaf september 2019 worden deze VOG'sdigitaal aangevraagd.

Arbeidsmarkt

Binnen de gemeente Purmerend hebben we veel diverse functies. Met de veranderende en steeds krapper wordende arbeidsmarkt, merken ook wij dat het lastig is om (met name specialistische) vacatures in te vullen. Daardoor maken we extra kosten voor de inhuur van derden en werving en selectie bureaus. Het is dus belangrijk om nieuwe manieren van werven te onderzoeken en andere netwerken te benaderen. Om deze reden is de behoefte aan een corporate recruiter ontstaan. In 2019 is een recruiter geworven die in 2020 gaat beginnen. De recruiter gaat ook een belangrijke rol spelen in de arbeidsmarktcommunicatie.

Traineepool

De regionale traineepool MRA (Metropool Regio Amsterdam) is in januari 2013 in het leven geroepen om jonge mensen aan te trekken voor het werken binnen een gemeente. Bij het werven van nieuwe medewerkers zijn we succesvol gebleken in het binnenhalen van jonge mensen. Hierdoor is een gezonde mix ontstaan van medewerkers van alle leeftijden. Dit heeft tot gevolg dat het nut van de traineepool zoals die was opgezet niet meer van toepassing is. Hierom is eind vorig jaar besloten om ons uit de MRA traineepool terug te trekken.

Inwerkprogramma

Om nieuwe medewerkers goed te laten landen in de organisatie en ze meteen mee te nemen in de werkwijze van onze gemeente voor de stad is het introductieprogramma verder ontwikkeld. Het blijkt dat medewerkers die op een goede manier worden geïntroduceerd zich eerder verbonden voelen met de organisatie.

In het introductieprogramma is o.a. aandacht voor de Purmerendse manier van werken tijdens de workshop ‘hoe werkt de gemeente Purmerend”. Maar ook ‘hoe werkt het proces bestuurlijke besluitvorming’? Uiteraard maakt privacy en integriteit deel uit van het introductieprogramma. Verder willen we nieuwe medewerkers kennis laten maken met de (projecten in) de stad. Én vrijblijvend kunnen er onderdelen worden gekozen zoals bijvoorbeeld een raadsvergadering bijwonen.

Personeel / inhuur derden

rechtmatigheid

Begrotingsonrechtmatigheden binnen de exploitatie 

Op programmaniveau zijn alle begrotingsoverschrijdingen op de lasten onrechtmatig. Dit moeten we op programmaniveau toelichten (artikel 189, lid 3 van de Gemeentewet). Bij het uitvoeren van de begroting worden lasten op een programma, voor zover deze hoger zijn dan de vastgestelde actuele begroting, aangemerkt als zogenaamde begrotingsonrecht-matigheid. Dit betekent dat er geen besluiten tot wijziging van de begroting meer tot stand zijn gekomen na afloop van het begrotingsjaar 2019. Voor de overschrijding geldt dat we moeten toelichten wat de oorzaken zijn en toelichten, voor zover dat kan, dat er samenhang is met andere onderschrijdingen of hogere baten. De programma’s die zijn overschreden staan hieronder in een tabel. Vanwege de samenhang met het rekeningresultaat (lees de onttrekkingen en toevoegingen aan reserves) staat ook voor welk bedrag (eventueel) we de overschrijding compenseren met een mutatie op specifieke reserves.

Toelichting

Voor 2019 is de overschrijding € 3.671.549. De volgende programma's veroorzaken deze overschrijding:

Programma 1 Publiekdiensten

De overschrijding wordt enerzijds veroorzaakt door hogere uitvoeringskosten basisregistraties van € 138.000 voor de regiogemeenten. Deze hogere kosten zijn doorberekend aan de regiogemeenten (hogere baten van € 138.000). Anderzijds zijn er meer uitgiftes op reisdocumenten, wat heeft geleid tot een hogere afdracht van leges aan het Rijk van € 94.000. Deze hogere afdracht heeft geleid tot een hogere legesopbrengst van € 94.000.

Programma 2 Samenleving

De overschrijding van de lasten met € 1.310.265 wordt mede veroorzaakt door een overschrijding op de uitgaven voor jeugdzorg met € 2,6 miljoen in 2018 en 2019 (zie raadsbrief 1501352 d.d. 04-02-2020). Dit tekort is gedekt door een onttrekking van 3,3 miljoen aan de bestemmingsreserve transformatie 3D. Overigens betreft dit een open-einde regeling. Verder zijn er overschrijdingen voor € 200.000 inzake compensatie Spurd voor het exploitatietekort en inkomstenderving zwembad uit 2018 i.v.m. de renovatie en € 74.000 voor hogere apparaatskosten voor evenementen.

Programma 5 Bereikbaarheid

Deze overschrijding van € 162.000 betreft hogere onderzoekskosten door inhuur van externe expertise op het gebied van verkeersveiligheid, parkeermaatregelen (centrumgebied) en aanpassing van de verordening parkeertarieven.

Programma 9 Economie

De overschrijding wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere apparaatskosten van € 202.000. De ontwikkelingen binnen de stad Purmerend zijn veel en divers en passen binnen de ambitie van de gemeente. In de praktijk blijkt het zwaartepunt van de inzet meer te liggen bij de reguliere overheidstaak ter bevordering van de economische (BIZ, startersloket, green deal 2.0 etc.) toeristische activiteiten (stadspromotie, evenementen etc.) in de gemeenten. De doorbelasting van apparaatskosten voor deze taken zijn daarom structureel € 202.000 hoger dan geraamd.

Programma 10 Bestuur & Concern

Er zijn op dit programma een drietal grotere overschrijdingen. De overschrijding van € 350.000 wordt veroorzaakt door meerkosten in de dienstverleningsovereenkomst (DVO) Beemster. Deze kosten zijn afzonderlijk in rekening gebracht aan de gemeente Beemster waardoor de baten (bijdrage) ook € 350.000 hoger zijn dan begroot. Een andere overschrijding betreft hogere apparaatskosten voor taken binnen de regio. Diverse ontwikkelingen regionaal (met name de Mra) heeft de nodige ambtelijke capaciteit gevraagd van € 156.000. Deze kosten zijn onttrokken aan de bestemmingsreserve Samenwerking Regio Zaanstreek-Waterland. Als laatste blijkt de voorziening voor groot onderhoud voor het Waterlands archief niet toereikend a.g.v. achterstallig onderhoud. Hiervoor heeft het college een extra dotatie gedaan van € 200.000 om de voorziening toereikend te maken. Het restant wordt verklaard door hogere kosten van € 79.000 voor contributies en lidmaatschappen bij het college.

Overzicht Overhead

De overschrijding op overhead komt enerzijds voort uit hogere kosten (€ 450.000) op management, informatievoorziening en verrekeningen. Dit betreft loonkosten gerelateerde bedragen waar ook baten van € 458.000 tegenover staan (inhoudingen, opbrengsten detacheringen etc). Anderzijds is er een overschrijding op frictiekosten van € 690.000. Dit saldo bestaat uit kosten van bovenformatief personeel die geplaatst zijn in de teams Maatwerk en Werk naar werk. Daar tegenover staan nog detacheringsinkomsten van bovenformatief personeel die onderdeel uitmaken van deze teams
€ 278.000.

Begrotingsonrechtmatigheden op investeringen

Ook voor de investeringen geldt dat uitgaven boven het bedrag waarvoor krediet is verleend, we aanmerken als onrechtmatig. Overschrijdingen moeten vooraf worden gemeld aan de gemeenteraad. Voor de investeringskredieten 2019 geldt dat overschrijdingen (groter dan 3% en/of groter dan € 100.000) zijn benoemd en toegelicht per programma in de financiële toelichting (in het jaarverslag). Hiervan is geen sprake geweest in 2019.

Begrotingsonrechtmatigheid op aanbestedingen

Er zijn tevens een aantal onrechtmatigheden ten aanzien van de aanbestedingen geconstateerd. De gemeente werkt hard aan het herstellen en voorkomen van aanbestedingsonrechtmatigheden.